Arquivo Distrital de Leiria

Incorporações

A missão dos arquivos dependentes da DGLAB consiste, entre outros aspetos, em promover a salvaguarda, valorização, divulgação, acesso e fruição do património arquivístico, verificando-se, no entanto, algumas situações específicas, a considerar: a DGLAB deve assegurar “as incorporações previstas nos termos da Lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse”. Disponibilizamos a legislação mais significativa nesta matéria.

Seguidamente apresentamos os procedimentos e orientações a seguir para a concretização das referidas incorporações:

Procedimentos e orientações

1. Incorporações de caráter obrigatório

Salientamos que só será incorporada documentação de conservação permanente e cujos prazos de conservação administrativa estejam cumpridos.

Por razões de ordem prática, a guia de remessa devidamente conferida e o auto de entrega serão remetidos em dia posterior à incorporação, mas com a maior brevidade possível.

Solicitamos, ainda, que a incorporação da documentação seja acompanhada de recursos humanos capazes de realizar o transporte da mesma para os depósitos desta Instituição.

– Judiciais

• Preenchimento da guia de remessa, de acordo com o modelo estipulado pela Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, em formato Excel.
• Higienização da documentação de acordo com o previsto no n.º 3, do art.º 8.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março;
• Acondicionamento em caixas desacidificadas formato 380 x 160 x 260 mm, em conformidade com as especificações técnicas definidas pela DGLAB.
• As caixas devem ser numeradas e identificadas com etiqueta de forma a possibilitar o acesso  inequívoco ao seu conteúdo.
• Envio via e-mail, em formato Excel, da guia de remessa devidamente preenchida;
• Contacto com este Arquivo Distrital de Leiria para agendar o dia da incorporação;
• Transporte e arrumação da documentação no depósito deste Arquivo Distrital;
• No dia da incorporação deverão ser entregues dois exemplares do auto de entrega e guia de remessa em suporte papel; cada página da guia de remessa será rubricada e autenticada pelas duas entidades.

– Paroquiais

• Preenchimento da guia de remessa , em formato Excel.
• Higienização da documentação de acordo com o previsto no n.º 3, do art.º 8.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março;
• Acondicionamento dos documentos anexos aos livros em caixas desacidificadas formato 380 x 160 x 260 mm,  em conformidade com as especificações técnicas definidas pela DGLAB.
• Envio via e-mail, da guia de remessa devidamente preenchida;
• Contacto com este Arquivo Distrital de Leiria para agendar o dia da incorporação;
• Transporte e arrumação da documentação no depósito deste Arquivo Distrital;
• No dia da incorporação deverão ser entregues dois exemplares do auto de entrega e guia de remessa em suporte papel; cada página da guia de remessa será rubricada e autenticada pelas duas entidades.

– Registo Civil

• Preenchimento da guia de remessa, em formato Excel, de acordo com o modelo interno do ADLRA.
• Exemplo de preenchimento dos campos da guia de remessa.
• Higienização da documentação de acordo com o previsto no n.º 3, do art.º 8.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março;
• Acondicionamento dos documentos anexos aos livros em caixas desacidificadas formato 380 x 160 x 260 mm,  em conformidade com as especificações técnicas definidas pela DGLAB.
• Envio via e-mail, da guia de remessa devidamente preenchida;
• Contacto com este Arquivo Distrital de Leiria para agendar o dia da incorporação;
• Transporte e arrumação da documentação no depósito deste Arquivo Distrital;
• No dia da incorporação deverão ser entregues dois exemplares do auto de entrega e guia de remessa em suporte papel; cada página da guia de remessa será rubricada e autenticada pelas duas entidades.

– Notariais

• Preenchimento da guia de remessa, em formato Excel, de acordo com o modelo interno do ADLRA.
• Higienização da documentação de acordo com o previsto no n.º 3, do art.º 8.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março;
• Acondicionamento dos documentos anexos aos livros em caixas desacidificadas formato 380 x 160 x 260 mm,  em conformidade com as especificações técnicas definidas pela DGLAB.
• As caixas devem ser numeradas e identificadas com etiqueta de forma a possibilitar o acesso  inequívoco ao seu conteúdo.
• Envio via e-mail, da guia de remessa, em formato Excel, devidamente preenchida;
• Contacto com este Arquivo Distrital de Leiria para agendar o dia da incorporação;
• Transporte e arrumação da documentação no depósito deste Arquivo Distrital;
• No dia da incorporação deverão ser entregues dois exemplares do auto de entrega e guia de remessa em suporte papel;  cada página da guia de remessa será rubricada e autenticada pelas duas entidades.

Prazos para incorporação

2. Aquisições de património arquivistico: doações e/ou depósitos

O Arquivo Distrital de Leiria poderá aceitar documentação, proveniente de instituições públicas ou privadas ou, ainda de famílias e pessoas,  à qual seja reconhecido valor patrimonial que justifique a sua conservação permanente.

A documentação pode ser incorporada a título de doação ou de depósito. Na primeira, a título de doação,  a documentação é entregue de forma definitiva ao  Arquivo Distrital de Leiria, na segunda situação, a título de depósito, a documentação é entregue por determinado período de tempo, sem que haja uma transferência dos seus direitos de propriedade.

As aquisições de património arquivístico estão sujeitas a protocolo específico,  as entidades interessadas podem entrar em contacto com este Arquivo Distrital, pelas vias oficiais.