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Incorporações

A missão dos arquivos dependentes da DGLAB consiste, entre outros aspetos, em promover a salvaguarda, valorização, divulgação, acesso e fruição do património arquivístico, verificando-se, no entanto, algumas situações específicas, a considerar: a DGLAB deve assegurar “as incorporações previstas nos termos da Lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse”. Disponibilizamos a legislação mais significativa nesta matéria.

Seguidamente apresentamos os procedimentos e orientações a seguir para a concretização das referidas incorporações:

Procedimentos e orientações

1. Incorporações de caráter obrigatório

Salientamos que só será incorporada documentação de conservação permanente e cujos prazos de conservação administrativa estejam cumpridos.

Por razões de ordem prática, a guia de remessa devidamente conferida e o auto de entrega serão remetidos em dia posterior à incorporação, mas com a maior brevidade possível.

Solicitamos, ainda, que a incorporação da documentação seja acompanhada de recursos humanos capazes de realizar o transporte da mesma para os depósitos desta Instituição. Este pedido é motivado pela escassez de recursos humanos com que se debate o Arquivo Distrital de Leiria.

– Judiciais

Paroquiais

– Registo Civil

– Notariais

Prazos para incorporação

Documentação

Prazo máximo

Período

Legislação

Os prazos de incorporação nos arquivos distritais   são genericamente estabelecidos pelo Regime Geral das Incorporações. 30 anos após a sua produção da documentação * 10 anos* Regime Geral das Incorporações/ Decreto-Lei n.º   47/2004, de 3 de março
Registos que tenham sido objeto de informatização e documentos   que lhes tenham servido de base, provenientes das Conservatórias dos Registos   Civis. 30 anos após a sua produção (óbito); 50 anos após a   sua produção (casamento);100 anos após a sua produção (restantes livros de   registo) 5 anos Art.º 15º do Código do Registo Civil
Documentação notarial. 30 anos após a sua produção** 5 anos Art.º 34º do Código do Notariado
*Sem prejuízo dos prazos já estabelecidos por lei ou   definidos nas tabelas de seleção em portarias de gestão de documentos
**O tempo de permanência mínima dos livros e   documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela   Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10   anos.

 

2. Aquisições de património arquivistico: doações e/ou depósitos

O Arquivo Distrital de Leiria poderá aceitar documentação, proveniente de instituições públicas ou privadas ou, ainda de famílias e pessoas,  à qual seja reconhecido valor patrimonial que justifique a sua conservação permanente.

A documentação pode ser incorporada a título de doação ou de depósito. Na primeira, a título de doação,  a documentação é entregue de forma definitiva ao  Arquivo Distrital de Leiria, na segunda situação, a título de depósito, a documentação é entregue por determinado período de tempo, sem que haja uma transferência dos seus direitos de propriedade.

As aquisições de património arquivístico estão sujeitas a protocolo específico,  as entidades interessadas podem entrar em contacto com este Arquivo Distrital, pelas vias oficiais.

Última Actualização: 2 de Outubro de 2015